Anexo VI, Libro de Registro y controles de fugas: guía completa

La normativa de gases fluorados exige tres grandes bloques documentales que muchas empresas gestionan a medias, con plantillas de Excel heredadas de asociaciones gremiales o directamente sin sistema. No tener una gestión organizada significa tiempo perdido buscando documentos, duplicidad de trabajo y estrés cada vez que se acerca una inspección. En este artículo desgranamos cada bloque, explicamos los plazos legales y mostramos por qué digitalizarlos ya no es opcional.

1. Anexo VI: la acreditación de instalación

El Anexo VI del RD 115/2017 es el mecanismo legal que acredita que un equipo precargado con HFCs —aire acondicionado o bomba de calor no sellado herméticamente— ha sido instalado por una empresa habilitada con personal certificado. Sin este documento, la puesta en servicio del equipo carece de respaldo legal.

¿Cuál es el flujo del Anexo VI?

El proceso implica a tres actores. El comercializador entrega al comprador la Parte A (informativa, con la obligación legal) y dos copias de la Parte B. El comprador contrata la instalación a una empresa habilitada, cuyo técnico certificado cumplimenta y firma la Parte B. A partir de ese momento, el comprador tiene un plazo máximo de un año para devolver una copia firmada al comercializador y conservar la otra durante cinco años.

Si el comprador no devuelve la Parte B en plazo, el comercializador está obligado a informar anualmente a la comunidad autónoma. Y el comprador se expone a sanciones de hasta 20.000 € conforme al artículo 31.1.c) de la Ley 34/2007. El técnico que cumplimenta el documento debe tener su certificación vigente en la categoría correspondiente del RD 115/2017.

¿Qué problema tiene esto para el instalador?

Aunque la obligación de devolución recae en el comprador, es el instalador quien cumplimenta y firma la Parte B. Muchas empresas lo hacen a mano o con un Word genérico, entregan el documento al cliente y pierden toda trazabilidad. No saben cuántas Partes B han firmado, no pueden localizar rápidamente el documento de un equipo concreto si un cliente lo reclama, y si surge una inspección no tienen copia de respaldo.

Con una herramienta digital como CertiGas, el instalador puede generar la Parte B en campo en menos de 3 minutos, firmarla digitalmente con validez eIDAS, enviar una copia automática al comprador y al comercializador, y conservar un registro centralizado con búsqueda instantánea por equipo, cliente o fecha.

2. Libro de Registro de Gases Fluorados

Las empresas instaladoras y de mantenimiento deben llevar un Libro de Registro exhaustivo de cada operación realizada en equipos que contengan gases fluorados. Este registro es la columna vertebral de la trazabilidad del refrigerante a lo largo de toda la vida útil del equipo.

¿Qué debe incluir el Libro de Registro?

Cada entrada del Libro de Registro debe documentar la cantidad y tipo de gas fluorado contenido en el equipo, las cantidades añadidas durante la instalación, mantenimiento o recarga, las cantidades recuperadas durante el servicio o desmontaje, los datos de identificación del técnico certificado que realizó la operación, la fecha de cada control de fugas realizado y sus resultados, y la identificación de la empresa que suministró el gas, incluyendo si es gas virgen, reciclado o regenerado.

¿A qué equipos aplica?

Con el Reglamento UE 2024/573, el umbral se establece en 5 toneladas de CO₂ equivalente o más para gases del Anexo I (HFCs), y en 1 kg o más para gases del Anexo II (HFOs). Esto amplía significativamente el número de equipos que requieren registro, ya que muchos equipos con refrigerantes de bajo PCA que antes estaban exentos ahora entran en el ámbito de control.

El problema de las hojas de cálculo

La mayoría de empresas del sector usan plantillas Excel que les proporcionan las asociaciones gremiales como AGREMIA o ASOFRIO. Funcionan para unas pocas máquinas, pero cuando gestionas decenas o cientos de equipos en mantenimiento, buscar el registro de uno concreto se convierte en una pesadilla. No hay alertas automáticas, no hay cálculo de CO₂ equivalente integrado, y un error de copia-pega puede dejar un registro legalmente inválido.

Una plataforma como CertiGas resuelve esto con cálculo automático de toneladas de CO₂ equivalente al introducir el modelo de gas y los kilos, historial completo por equipo accesible en segundos, y almacenamiento en la nube con custodia garantizada de 5 años.

3. Controles de fugas: el nuevo doble umbral

Los controles periódicos de fugas son quizá la obligación más exigente en términos operativos. No basta con hacerlos: hay que hacerlos en plazo, documentarlos correctamente y conservar los registros. Un control no documentado es, a efectos legales, un control no realizado.

Periodicidades para HFCs (gases del Anexo I)

• Equipos con ≥ 5 tCO₂eq: revisión cada 12 meses
• Equipos con ≥ 50 tCO₂eq: revisión cada 6 meses
• Equipos con ≥ 500 tCO₂eq: revisión cada 3 meses

Periodicidades para HFOs (gases del Anexo II)

• Equipos con más de 1 kg: revisión cada 12 meses
• Equipos con más de 10 kg: revisión cada 6 meses
• Equipos con más de 100 kg: revisión cada 3 meses

Si el equipo dispone de un sistema de detección automática de fugas, la frecuencia de los controles manuales puede reducirse a la mitad, pero el sistema debe ser verificado al menos una vez cada 12 meses.

¿Qué debe documentar cada control?

Cada control de fugas debe registrar la fecha de realización, el resultado (fuga detectada o no), la identificación del técnico certificado que lo realizó, el método utilizado y, en caso de fuga, las acciones correctoras adoptadas y la fecha de la verificación posterior. Este registro debe conservarse durante un mínimo de cinco años.

Gestionar manualmente las fechas de próxima revisión de cada equipo es una de las principales causas de incumplimiento involuntario en el sector. Una alerta automática que avise con 30 días de antelación —como la que ofrece CertiGas— elimina ese riesgo de raíz.

El coste oculto de no tener sistema

No tener un sistema organizado no es solo riesgo de multa. Es tiempo perdido buscando documentos ante una inspección, imposibilidad de demostrar cumplimiento ante un cliente industrial que lo exige como condición de contrato, duplicidad de trabajo cuando dos técnicos intervienen en el mismo equipo sin acceso al historial, y la incapacidad de acreditar la recuperación correcta del gas para solicitar la devolución parcial del impuesto sobre fluorados.

La digitalización de estos tres bloques documentales no es un lujo tecnológico: es el paso lógico para cualquier empresa que quiera operar con tranquilidad, escalar su negocio y convertir el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva real.