CertiGas vs Excel: por qué las plantillas ya no son suficientes

Si llevas la documentación de gases fluorados con una plantilla Excel heredada de tu asociación gremial, no eres el único. La mayoría de empresas instaladoras en España siguen usando hojas de cálculo para el Anexo VI, el Libro de Registro y la gestión de controles de fugas. Funcionó durante años, pero en 2026 las obligaciones han crecido tanto que el Excel se ha convertido en un riesgo real.

Cómo funciona el método Excel

El flujo habitual es este: la asociación gremial (AGREMIA, ASOFRIO, CONAIF o la de tu comunidad autónoma) proporciona a sus asociados una plantilla en Excel o Word con el formato del Anexo VI Parte B. El técnico la rellena a mano o en el ordenador de la oficina al volver de la obra, la imprime, recoge las firmas (a menudo días después) y archiva una copia en papel o en una carpeta del ordenador.

Para el Libro de Registro, el proceso es similar: otra hoja de cálculo donde se van anotando las operaciones con gases fluorados. Y para los controles de fugas, un recordatorio en la agenda del móvil o, en el mejor de los casos, un calendario compartido.

Dónde falla el Excel

No valida los datos

Excel no sabe si te has dejado el número de serie del equipo en blanco, si el número de certificado del técnico es correcto o si la cantidad de gas que has introducido tiene sentido. Un campo vacío o un dato erróneo pasan desapercibidos hasta que llega una inspección.

No genera PDF con firma digital

Las plantillas Excel generan documentos sin firma digital. El técnico firma a mano en papel, lo que obliga a imprimir, escanear y almacenar. La firma manuscrita sobre un PDF escaneado no tiene la misma trazabilidad ni validez que una firma digital eIDAS.

No envía nada automáticamente

Después de rellenar el Excel, tienes que generar el PDF manualmente, adjuntarlo a un email y enviarlo al cliente. Si se te olvida, el cliente no recibe su copia y tú no tienes constancia de la entrega.

No calcula tCO₂eq ni periodicidades

Si necesitas saber si un equipo supera las 5 tCO₂eq para determinar si está obligado a control de fugas, tienes que calcularlo aparte con otra tabla o con la calculadora de PCA. Excel no cruza esos datos.

No alerta de vencimientos

Ni el plazo de 12 meses del Anexo VI, ni las fechas de revisión de los controles de fugas, ni la caducidad de los certificados de los técnicos. Con Excel, si no te acuerdas, no pasa nada… hasta que pasa.

No escala

Con 5 instalaciones al mes, Excel es manejable. Con 15 o 30, empieza a ser un problema. Buscar el registro de un equipo concreto entre cientos de filas, verificar que no hay duplicados o exportar el Libro de Registro oficial para una inspección se convierte en una tarea de horas.

No es multiusuario en tiempo real

Si tienes varios técnicos, cada uno rellena su propia copia o su propia pestaña. Consolidar todo en un único libro de registro sin errores ni duplicados requiere trabajo manual en la oficina.

Qué resuelve CertiGas

Función	Excel	CertiGas
Validación de campos obligatorios	No	Sí, en tiempo real
Firma digital eIDAS	No	Sí, técnico + cliente en pantalla
Envío automático del PDF al cliente	No	Sí, al terminar
Cálculo de tCO₂eq	No	Sí, automático al seleccionar gas y carga
Alertas de vencimiento (Anexo VI, fugas, certificados)	No	Sí, con antelación configurable
Archivo legal durante 5 años	Manual	Automático en la nube
Búsqueda por equipo, cliente, técnico o fecha	Limitada	Instantánea
Multiusuario en tiempo real	No	Sí, todos los técnicos en un mismo sistema
Libro de Registro oficial exportable	Manual	Un clic
Uso desde el móvil en obra	No	Sí, app móvil nativa
Recordatorio al cliente a los 11 meses	No	Sí, automático por email

El coste de no cambiar

No estamos hablando solo de comodidad. El coste real de seguir con Excel es:

• Tiempo perdido: un técnico que rellena el Anexo VI a mano en la oficina después de cada instalación dedica 15-20 minutos por documento. Con CertiGas son menos de 3 minutos, directamente en obra.
• Riesgo de sanción: un documento incompleto, una firma que falta o un control de fugas fuera de plazo pueden suponer multas de hasta 200.000 € para la empresa.
• Pérdida de clientes: cada vez más empresas industriales y grandes propiedades exigen a sus proveedores documentación digital con trazabilidad completa. Un PDF escaneado con firma a mano no cumple ese estándar.
• Imposibilidad de recuperar el impuesto: para solicitar la devolución parcial del IGFEI (Impuesto sobre Gases Fluorados) mediante el Modelo A23, necesitas acreditar documentalmente la recuperación del gas. Sin un Libro de Registro digital completo y fiable, esa devolución es prácticamente imposible.

No es cuestión de tamaño

“Somos una empresa pequeña, con 2 técnicos, no necesitamos software.” Es un argumento habitual, pero la normativa no distingue por tamaño de empresa. Las obligaciones del RD 115/2017 y del Reglamento UE 2024/573 aplican igual a una empresa con 2 técnicos que a una con 20. La diferencia es que la empresa pequeña tiene menos margen para absorber una sanción.

CertiGas está diseñado para empresas de cualquier tamaño, con planes desde 8,99 €/mes que incluyen hasta 30 documentos mensuales. Menos de lo que cuesta un cartucho de tóner para imprimir los Anexos VI del mes.

Cómo hacer la transición

1. Regístrate en la beta y prueba gratis 30 días sin compromiso.
2. Importa tus datos de clientes y equipos (o créalos sobre la marcha en las primeras intervenciones).
3. Empieza a generar documentos desde el móvil en tu siguiente instalación.
4. Tus técnicos reciben acceso con su propio usuario y ya pueden registrar operaciones desde su móvil.

No necesitas migrar todo el histórico de golpe. Simplemente empieza a usar CertiGas a partir de hoy y el sistema irá construyendo tu archivo digital de forma natural.