Software para instaladores de gases fluorados: qué necesitas en 2026

Las obligaciones documentales de una empresa de climatización o refrigeración en España no han dejado de crecer. Entre el Anexo VI, el Libro de Registro, los controles de fugas, el impuesto sobre gases fluorados, la factura electrónica obligatoria y las nuevas categorías de certificación europeas, gestionar todo manualmente ya no es viable. La pregunta no es si necesitas un software, sino cuál encaja con tu tipo de empresa.

Qué obligaciones tiene un instalador en 2026

Antes de elegir herramienta, conviene tener claro qué es lo que tienes que gestionar:

Documentación de gases fluorados

• Anexo VI Parte B: certificado de instalación obligatorio para cada equipo precargado con HFC (RD 115/2017). Conservación 5 años.
• Libro de Registro: registro de todas las operaciones con gases fluorados (cargas, recuperaciones, trasvases, eliminaciones). Conservación 5 años.
• Controles de fugas: inspecciones periódicas para equipos con más de 5 tCO₂eq (HFC) o 1 kg (HFO), según el Reglamento UE 2024/573. Frecuencia cada 3, 6 o 12 meses según la carga.

Gestión fiscal

• Impuesto sobre Gases Fluorados (IGFEI): tipo impositivo = PCA × 0,015 (máximo 100 €/kg). Liquidación trimestral con el Modelo 587.
• Tasa europea de cuotas: 3 €/tCO₂eq sobre gases fluorados vírgenes desde enero de 2026.
• Factura electrónica: obligatoria para todas las operaciones B2B en España (sistema Verifactu).

Gestión de equipo humano

• Certificados de manipulador de gases fluorados: cada técnico debe tener su certificado vigente en la categoría correspondiente.
• Carné RITE: obligatorio para instalaciones térmicas.
• Recertificación: los certificados de gases fluorados deberán renovarse antes del 12 de marzo de 2029 bajo las nuevas categorías europeas.

Tipos de software disponibles

En el mercado español hay varios tipos de herramientas, cada una con un enfoque distinto:

ERP generalistas con módulo de climatización

Soluciones como STEL Order, Fixner o KubySoft son programas de gestión empresarial (ERP) que incluyen módulos específicos para el sector de climatización. Su punto fuerte es la gestión integral: facturación, presupuestos, partes de trabajo, control de stock, gestión de clientes y contabilidad. Algunos incluyen funcionalidades básicas para gases fluorados como el historial de máquinas o la gestión del Modelo 587.

Ventajas: cubren la gestión empresarial completa (facturación, contabilidad, presupuestos). Están adaptados a Verifactu y factura electrónica.

Limitaciones: la gestión de gases fluorados suele ser un módulo secundario. No siempre generan el Anexo VI Parte B con firma digital, no calculan automáticamente las periodicidades de control de fugas ni envían recordatorios específicos de la normativa F-Gas.

Software de gestión de field service

Herramientas como Praxedo o Auvo se centran en la gestión de técnicos en campo: planificación de rutas, órdenes de trabajo, checklists de mantenimiento y geolocalización de equipos. Son útiles para empresas grandes con muchos técnicos en calle.

Ventajas: optimización de rutas, integración con ERPs existentes (SAP, Sage), personalización de formularios de trabajo.

Limitaciones: no están diseñados específicamente para la normativa española de gases fluorados. Requieren configuración personalizada para generar documentación conforme al RD 115/2017.

Software especializado en normativa de gases fluorados

CertiGas es un ejemplo de este enfoque. Está diseñado exclusivamente para resolver las obligaciones documentales de gases fluorados: generación del Anexo VI con firma digital eIDAS, Libro de Registro automático, control de fugas con agenda y alertas, cálculo de tCO₂eq y gestión de certificados de técnicos.

Ventajas: cobertura completa de la normativa F-Gas, firma digital con validez legal, alertas de vencimiento, uso desde el móvil en obra, archivo legal automático durante 5 años.

Limitaciones: no sustituye un ERP completo. No gestiona facturación, contabilidad ni stock. Se complementa con tu sistema de gestión actual.

Qué funcionalidades son imprescindibles

Independientemente del software que elijas, estas son las funcionalidades que en 2026 ya no son opcionales:

1. Generación del Anexo VI con firma digital

El Anexo VI Parte B debe incluir la firma del técnico y del cliente. Una firma digital eIDAS aporta validez legal completa y elimina la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear. Si tu software no lo incluye, seguirás dependiendo del papel.

2. Libro de Registro digital con exportación

Todas las operaciones con gases fluorados deben registrarse y conservarse durante 5 años. El software debe permitir registrar cada operación rápidamente (idealmente desde el móvil del técnico) y exportar el libro completo en PDF cuando lo necesites para una inspección.

3. Control de fugas con agenda y alertas

La periodicidad de los controles de fugas depende de la carga del equipo en tCO₂eq. El software debe calcular automáticamente la periodicidad al dar de alta un equipo y enviar alertas antes de que venza cada plazo. Sin esto, dependes de la memoria del técnico.

4. Cálculo automático de tCO₂eq

Necesitas convertir kilogramos de gas a toneladas de CO₂ equivalente para determinar si un equipo está obligado a control de fugas, calcular el impuesto sobre fluorados y cumplimentar correctamente las etiquetas de los equipos. Una calculadora de PCA integrada ahorra tiempo y evita errores.

5. Gestión de certificados y alertas de caducidad

Cada técnico tiene un certificado de gases fluorados y un carné RITE con fechas de caducidad distintas. El software debe centralizar esta información y alertar antes de que un certificado expire, para evitar que un técnico trabaje con documentación caducada. CertiGas incluye un módulo específico de gestión de certificados que cubre exactamente esta necesidad, incluyendo el control de la recertificación europea de 2029.

6. Acceso móvil

El técnico trabaja en obra, no en la oficina. Si el software no funciona bien en un móvil, el técnico seguirá rellenando papeles en la obra y digitalizándolos después. La documentación se genera donde se realiza el trabajo.

Cómo elegir

La elección depende de las necesidades de tu empresa:

• Si necesitas un ERP completo que además cubra gases fluorados de forma básica, un ERP con módulo de climatización puede ser suficiente.
• Si ya tienes un ERP y necesitas cubrir la normativa de gases fluorados de forma especializada, CertiGas se complementa con tu sistema actual sin duplicar funcionalidades.
• Si gestionas muchos técnicos en campo y necesitas optimización de rutas y planificación avanzada, un software de field service con configuración personalizada puede ser la mejor opción.

En cualquier caso, lo que ya no es viable es seguir con plantillas Excel y documentos en papel. Las obligaciones de 2026 exigen herramientas que automaticen, validen y conserven la documentación de forma fiable.